Modèle de lettre de congé
[Prénom – Nom]
[Adresse]
[CP – Ville]
[Téléphone]
[Adresse Mail]
[Contact de l’entreprise]
[Nom de l’entreprise]
[Adresse]
[CP – Ville]
Objet : Lettre de demande de congé
Cher Monsieur [Nom de l’employeur] :
Je travaille dans l’entreprise en tant que [Dénomination de votre poste]. Mon responsable hiérarchique est [Nom du superviseur].
Cette lettre est une demande formelle de congé de [XX jours] à compter de [Date de début] jusqu’au [Date de fin].
C’est une demande de congé au titre des congés payés que j’ai pu acquérir tout au long de l’année 20XX.
Je vous serais alors reconnaissant de bien vouloir répondre favorablement à cette demande de congé et j’espère également pouvoir avoir une réponse rapide pour des questions organisationnelles au sein de mon service.
Si vous avez des questions, je peux être contacté au numéro de téléphone [Votre numéro de téléphone] ou à l’adresse électronique suivante : (Votre e-mail)
Dans l’attente d’une réponse positive à ma demande de votre part, je vous prie d’agréer, Madame, Monsieur, l’expression de mes salutations distinguées.
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Les questions fréquentes sur la lettre de demande congé
Pourquoi écrire une lettre de congés ?
Commençons par rappeler que pour demander des congés payés, l’employé doit avoir réalisé au minimum un mois de travail pendant la période du 1er juin au 31 mai pour l’année en cours.
La dépose d’une lettre de demande de congés est obligatoire pour les congés volontaires, congés pour motif personnel, congés pour arrêt maladie et congés pour raisons familiales (décès, mariage, naissance, etc.).
Autre précisons importantes : pour les congés de vacances d’été, la demande doit concerner les semaines comprises entre le 1er mai et 31 octobre. Certaines entreprises disposent d’un intranet avec formulaire pour les demandes de congés et pour d’autres, il faut remettre manuellement ou envoyer une lettre de demande de congé avec accusé de réception ou encore la transmettre par mail.
Toujours est-il, tous les jours absents doivent être informés soit par une lettre de demande de congé ou un formulaire dédié. C’est une obligation, même si dans les petites entreprises, les congés des salariés peuvent aussi s’organiser parfois simplement en faisant une simple demande orale au patron.
Quels sont les différents types de lettres de congés ?
Les demandes de congés des salariés et la gestion des jours absents est une chose commune à toutes les entreprises, petites ou grandes.Il existe beaucoup de systèmes et procédures pour faire une demande de congés.
Néanmoins, quelle que soit la raison des congés, absence pour raisons médicales, congés d’été, ou congés pour motif familial, la législation garantit à l’employé de retrouver son travail après cette période de suspension de son contrat CDD ou CDI.
Les différents types de lettre de congés correspondent au motif de l’absence : lettre de congés pour formation professionnelle, lettre de congés pour décès d’un proche, lettre de congés maternité ou encore par exemple lettre de congés pour motif médical. Parfois aussi, la suspension temporaire du contrat de travail ne peut pas être anticipée ou prévisible, c’est pourquoi, le salarié doit pouvoir justifier son absence la plus rapidement possible pour ne pas être sanctionné.
Les congés et absences pour raisons médicales
Les congés et absences pour raisons médicales ne peuvent pas être refusés par l’employeur quand l’état de santé de l’employé n’est plus compatible avec l’exercice de son travail ou quand il a un rendez-vous obligatoire avec son médecin. Les congés pour motif médical sont un droit du salarié mais ne dispensent pas d’une lettre de demande d’absence.
Les congés liés à la famille (mariage, naissance, adoption, décès)
Congés pour adoption, congés pour une naissance, congés pour célébration de mariage, congés pour enfant handicapé, congés pour cause de décès, les congés familiaux entrent dans la catégorie des congés payés et doivent être annoncés par une lettre de demande d’absence ou lettre de demande de congés.
Les congés et absences personnels
Le salarié qui entend prendre un congé payé ou sans solde pour des raisons personnelles doit en avertir préalablement l’employeur ou le chef du service du personnel.
Dans sa demande, en plus de ses données personnelles, le salarié doit préciser le motif de sa demande et les jours où il sera absent du travail. Si le salarié ne sait pas quoi écrire, il peut s’inspirer d’un modèle de demande de congé pour raisons personnelles à télécharger sur notre site.
Les congés de formations
Le salarié, public ou privé, peut demander un congé pour formation d’une durée maximale de 3 ans, continus ou fractionnés.
En particulier, le travailleur peut bénéficier de ce congé de formation s’il a l’intention d’achever sa scolarité obligatoire, d’obtenir un diplôme d’études secondaires, un diplôme universitaire ou de participer à des activités de formation autres que celles mises en place ou financées par l’employeur.
Dans ce cas également, le travailleur conserve son emploi et a le droit à une rémunération. Cette période n’est pas prise en compte dans l’ancienneté et ne peut être cumulée avec les congés, les congés de maladie ou autres.
Les retards et absences
Les retards et les absences des salariés désorganisent les entreprises et à répétition peuvent être source de conflits avec la direction.
Quel que soit le motif d’une absence ou d’un retard au travail prévisible, la première chose est d’en informer l’entreprise. Il est possible de le faire par téléphone mais la confirmation de l’absence ou du retard est également à faire avec une lettre écrite ou un mail. C’est avant toute une question de politesse.
Quelles sont les règles à respecter pour votre demande de congé ?
Pour demander des congés payés, le salarié doit adresser une lettre spéciale à l’employeur et notifier son départ au moins quelques jours à l’avance. Pour rédiger une lettre de demande de congé, il convient d’indiquer les données suivantes
- Données relatives à l’employeur ( en haut à droite de la lettre de demande de congés)
- Données sur le travailleur ( en haut à gauche de la lettre de demande de congés)
- Demande du type de congé ;
- Indication de la période pour laquelle le congé est demandé ;
- Les raisons de la demande d’autorisation ;
- La date et la signature du travailleur.
Le document doit ensuite être remis à l’employeur, qui doit le contresigner ou le valider. La lettre peut être envoyée par voie électronique ou de préférence remise sur papier.
Le préavis
Le préavis de congés payés est un sujet assez mal défini, et dépend de l’activité de l’entreprise. Le délai du préavis de congés peut être informé dans la convention collective de l’entreprise, dans un contrat de travail ou encore être appliqué selon les usages de l’entreprise.
L’acceptation de la demande par l’employeur
Pour certaines situations, l’employeur peut refuser une demande de congé : activité de l’entreprise en forte hausse, conditions conjoncturelles exceptionnelles ou continuité impériale de main-d’œuvre et services.
À l’inverse, l’acceptation de la demande de congés par l’employeur est obligatoire en ce qui concerne : les congés mariage, congés de naissance, congés pour décès et plus globalement tous les congés pour motifs familiaux.
Très souvent aussi, la lettre de demande de congés payés pour les vacances est dans la pratique à déposer deux mois au minimum avant absence.
Quels sont les éléments à inclure dans la lettre de demande de congé ?
La lettre de demande de congé doit de préférence être faite par écrit et envoyée au service des ressources humaines de l’entreprise ou à l’employeur.
Une structure de rédaction est également à respecter et certains éléments doivent obligatoirement figurer dans la lettre de demande de congés.
La lettre de demande de congés est courte, ne contient pas beaucoup de phrases mais tous les éléments essentiels doivent être indiqués explicitement et en rapport avec le motif de l’absence.
- Informations d’identité du salarié (nom et prénom, tel, adresse)
- Objet de la lettre de demande de congé ( congés payés pour vacances, congés payés pour raisons médicales, congés payés pour motif familial…). ;
- Premier paragraphe : date et durée totale du congé non payé ou payé ;
- Second paragraphe : justification de la demande de congé ;
- Troisième paragraphe : demande d’acceptation et de réponse par l’employeur ;
- Conclusion : salutation et formule de politesse.
La lettre de demande de congés tient en une vingtaine de lignes maximum.