Quelle lettre souhaitez-vous rédiger ?
Tout savoir sur les lettres pour associations
Quel est l’objectif de rédiger une lettre quand on est une association ?
Les objectifs de rédaction d’une lettre lorsque l’on s’occupe d’une association sont extrêmement divers, sans compter que votre lettre peut être envoyée à différentes parties : services administratifs, membres, établissements bancaires, justice, mairie, etc…
Dans tous les cas, la première chose à faire avant de commencer la rédaction de votre lettre pour une association est de réfléchir à ses enjeux ainsi qu’à ses objectifs. Quelle communication devait vous transmettre ? Quelle réaction susciter chez le lecteur ?
Les objectifs de rédiger une lettre quand on est une association peuvent par exemple être : établir un compte rendu des actions de l’association, motiver les membres à se réinscrire ou encore tout simplement transmettre de la sympathie.
Les différentes lettres à rédiger pour les associations
Demande de subvention, modification des statuts, inscription des membres, cotisations, envoi de dons, contrat, le secrétariat d’une association doit gérer toutes sortes de lettres tous les jours.
Toujours est-il, un modèle de lettre pour association gratuit à télécharger vous sera très utile pour vous aider à assurer le bon suivi administratif de votre structure.
Lettre de demande de partenariat
Vous avez envie de rejoindre une association pour donner de votre temps et œuvrer à sa cause ? C’est une excellente chose, mais votre volonté ne suffira pas toujours. Très souvent, pour rejoindre une association, il est demandé d’envoyer une lettre de demande de partenariat et comme pour un travail normal et rémunéré, vous serez certainement convoqué à un entretien.
Votre lettre de demande de partenariat à une association ressemble de près à une lettre de motivation et doit respecter les particularités de la structure de ce type de lettre très formel.
Lettre de demande de subvention
Pour profiter d’une aide financière à un projet associatif, l’envoi d’une lettre de demande de subvention est la première démarche à faire. N’oubliez pas que vous pouvez télécharger gratuitement votre modèle de lettre de demande de subvention pour soutenir efficacement votre projet.
Dans votre courrier, vous devez indiquer la somme nécessaire au bon fonctionnement de votre association ainsi que de faire parvenir les documents obligatoires au traitement de votre demande.
Lettre de remerciement
Votre association est éligible à une subvention que vous a accordée votre mairie. C’est une excellente nouvelle et en retour, il est d’usage d’envoyer une lettre de remerciements au service administratif qui vous a accordé sa confiance. Mais une lettre de remerciements peut aussi être envoyée à vos membres pour par exemple les féliciter des actions.
Autres exemples de lettres
Faire vivre, une association qu’elle soit à but lucratif ou pas, c’est aussi savoir correctement gérer toutes sortes de courriers et de lettres.
- Lettre d’adhésion
- Lettre pour solliciter une personne à s’inscrire à une association
- Lettre d’exclusion d’un membre
- lettre de dissolution de l’association
- Lettre d’invitation
- Lettre de remise de dons…
Vous trouverez de très nombreux modèles et exemples de lettre pour association à télécharger librement sur notre site.
Conseils pour la rédaction de ces lettres
Les différentes parties d’une lettre
Avant d’écrire une lettre en tant qu’association, vous devez connaître sa structure et son organisation.
Dans les grandes lignes, les éléments constitutifs de la lettre pour une association sont :
- L’en-tête, qui contient l’expéditeur, l’adresse du destinataire, le lieu et la date.
- L’objet de la lettre
- La formule de salutation
- Le texte de la lettre – le contenu de la lettre
- La conclusion de la lettre
Nb : n’oubliez pas de joindre les pièces jointes si nécessaires à votre lettre pour les associations
L’en-tête de la lettre
L’en-tête est le premier élément qui attire l’attention du destinataire, car il se trouve tout en haut de votre lettre pour une association. Cet en-tête contient l’expéditeur, l’adresse du destinataire, le lieu et la date.
En haut à gauche doivent figurer le prénom et le nom, l’adresse, le code postal, la ville, le numéro de téléphone, l’adresse électronique de l’expéditeur.
Traditionnellement, les coordonnées de l’expéditeur figurent en haut à gauche. Mais il est également permis de les placer à droite.
Les coordonnées du destinataire sont placées à gauche, avec une ligne vide. Elles comprennent le nom du destinataire, la rue et le numéro, ainsi que le code postal et la ville. Il est également permis de ne pas mettre toutes les données, car le destinataire connaît évidemment ces informations
Sur le côté droit de la lettre, avec une ligne vide après les coordonnées de l’expéditeur, on trouve le lieu et la date de rédaction de la lettre.
L’objet
L’objet est généralement placé sur l’en-tête de la lettre. Il est considéré comme un titre pour la lettre et informe en quelques mots clés de quoi il s’agit dans la lettre. L’objet est très important, surtout si vous envoyez une lettre à une association importante qui reçoit de nombreuses lettres par jour.
La formule de salutation
Dans le cas des lettres pour les associations vous ne savez pas exactement qui va traiter et lire la lettre. C’est pourquoi vous devez toujours utiliser une formule de salutation formelle.
Par exemple : Mesdames et Messieurs, Chère Madame Bigot, Cher Monsieur Boyer
Dans les lettres pour les associations, la formule de salutation est suivie d’une virgule. On sépare toujours la formule de salutation du reste du texte par une ligne blanche. Vous devez aussi vous adresser à l’intérieur de la lettre pour une association avec le pronom de politesse « vous ».
Le texte de la lettre – le contenu de la lettre
Il est très important que vous structuriez le texte de la lettre pour une association. Quatre à cinq paragraphes d’une dizaine de lignes chacun sont nécessaires pour écrire un contenu à la fois suffisamment dense et précis. Chaque paragraphe doit correspondre à une idée de votre argumentation ou de votre demande.
La conclusion de la lettre
Dans le cas d’une lettre pour une association, vous devriez utiliser une formule de fin polie, surtout si vous vous adressez à un destinataire que vous ne connaissez pas bien. Des formules de salutations telles que « Amitiés … » sont inappropriées.
Les formules d’aurevoir sont du type « Sincèrement … » ou « Mes Sincères salutations … ».
Les erreurs ne pas négliger dans vos lettres pour une association
Les fautes d’orthographe
Commençons par les fautes de grammaire : la forme de votre lettre pour une association a beau être parfaite, si les fautes s’y succèdent, l’expéditeur ne donne pas une impression positive.
Mais ce n’est pas seulement l’expéditeur qui est montré du doigt, c’est aussi l’entreprise au nom de laquelle la lettre a été envoyée.
Mauvaise adresse, nom mal orthographié
Un nom mal orthographié ou même une formule de politesse erronée ne témoignent pas forcément (et c’est le moins que l’on puisse dire), d’une grande estime. L’expéditeur n’a manifestement pas pris le temps de s’informer à ce sujet, c’est en tout cas l’impression qu’il donne.
Abréviations
Non seulement les abréviations sont souvent mal interprétées ou pas du tout comprises, mais elles peuvent aussi être interprétées comme impolies.
Par exemple : Cdt. Il faut tout simplement avoir le temps d’écrire au moins la formule de salutation en toutes lettres.
Absence de signature
La signature rend la lettre d’association juridiquement valable. Mais ne serait-ce que pour des raisons de politesse, la lettre devrait être signée personnellement.
Sous la signature, le prénom et le nom sont dactylographiés. Cela permet de garantir que le destinataire puisse lire le nom de l’expéditeur même si la signature est illisible.
Les particularités des lettres pour une association
Les lettres pour les associations contiennent également quelques particularités directement liées à ce type de correspondance. Il est souvent nécessaire de joindre plusieurs documents spécifiques pour soutenir ou compléter votre lettre pour une association. À savoir, un justificatif d’identité, un formulaire d’adhésion avec éventuellement un paiement par chèque ou encore une fiche d’inscription remplie et signée.
À noter également qu’avant de rédiger votre lettre pour une association, vous pouvez passer un coup de fil pour savoir quels types de documents doivent être remis. Cela vous évitera de devoir refaire un second courrier…
Personnalisez votre courrier
Un courrier que vous n’auriez pas personnalisé par exemple si vous avez utilisé tel quel un modèle de lettre pour association, votre courrier risquerait bien de ne même pas être lu par le destinataire. L’utilisation d’une lettre générique se remarque au premier coup d’œil et de fait, perd automatiquement de son intérêt et de sa valeur.
Autrement dit, même si vous avez d’excellentes raisons de soutenir votre rédaction avec un modèle de lettre pour associations à télécharger, la personnalisation de vos propos, de vos idées et de vos arguments constitue toujours la qualité de votre correspondance.