Quelle lettre souhaitez-vous rédiger ?
Tout savoir sur les lettres pour particuliers
Comment captez l’attention de votre destinataire ?
Une lettre est un support de communication à part entière avec pour objectif premier de faciliter la compréhension du lecteur et de retenir son attention.
Que vous choisissiez de rédiger une lettre dactylographiée ou encore une lettre manuscrite pour particulier, un style facile à comprendre avec des tournures de phrases précises et efficaces est l’assurance d’être compris par votre interlocuteur. Écriture fluide, syntaxe propre, idées claires sont toujours les bases pour écrire une lettre de qualité.
Quelles sont les différentes lettres à rédiger pour les particuliers ?
En tant que simple particulier, nous sommes amenés dans notre vie de consommateurs et de citoyens à rédiger toutes sortes de lettres à des institutions, des entreprises ou des services de réclamation.
Qu’il s’agisse de mettre fin à un contrat existant, d’être remboursé d’un produit défectueux ou pourquoi pas de demander une baisse de prix, il est important de savoir comment bien rédiger ce type de demande afin d’obtenir gain de cause.
Mais examinons quel genre de lettre il est important de savoir écrire quand on est un simple particulier, c’est-à-dire quand la situation n’a rien (ou souvent peu) à voir avec la vie professionnelle.
Demande de remboursement : comment rédiger une lettre convaincante ?
La lettre de demande de remboursement doit très souvent être écrite et envoyée dans les délais prévus par un contrat. Elle peut être utile, si vous avez par exemple renvoyé au fabricant un produit que vous avez acheté sur Internet, si une entreprise ou un vendeur vous a débité une somme d’argent trop importante ou encore si vous avez avancé des frais à une société.
Pour tous ces cas de figure, il est conseillé d’écrire une lettre de demande de remboursement à envoyer idéalement avec un accusé de réception.
Mais attention, pour obtenir remboursement, votre lettre doit être convaincante et vos arguments doivent être justifiés lorsque c’est possible par le contrat de vente. Vous pouvez aussi avoir recours au code de la consommation ou encore faire appel à une société de protection des consommateurs qui vous informera sur vos droits et sur la manière d’être remboursé en totalité pour un achat ou un service.
Lettre de Réclamation : comment exprimer votre mécontentement avec tact ?
Contrairement à un e-mail ou à un appel téléphonique, la rédaction d’une lettre de réclamation doit être écrite avec réflexion pour bien communiquer le message. Le plus souvent, la lettre de réclamation est rédigée par un client à l’intention d’une entreprise, pour souligner un problème posé par un service ou un produit.
On retrouve différents types de lettre de réclamation. Par exemple une lettre de réclamation à une assurance, une lettre de réclamation pour le remplacement d’un produit endommagé, une lettre de réclamation pour corriger une erreur sur une facture ou encore une lettre de demande de paiement.
Dans tous les cas, il est préférable de réclamer quelque chose à une entreprise par le biais d’une lettre plutôt que par un appel téléphonique ou une visite, car elle constitue une preuve documentée de l’insatisfaction du client et peut faire aussi office de preuve juridique.
Toujours est-il, lettre de réclamation exprime généralement un mécontentement et demande à une entreprise de faire des ajustements et des efforts pour les dommages, les inconvénients ou les pertes causées à un client. Même s’il est question d’exprimer son insatisfaction, la lettre de réclamation doit être rédigée avec tact et sans agressivité. Surtout que la personne qui gérera votre dossier ne sera certainement pas responsable des choses que vous dénoncez et du désagrément subi.
Il faut donc présenter clairement et poliment, les voies d’issue possibles pour trouver une solution justes à votre problème.
Lettre de demande de renseignements: comment poser les bonnes questions ?
La lettre de demande de renseignements sert généralement de première approche auprès d’une entreprise, ou d’un vendeur pour avoir plus de détails sur un service ou un produit.
Par exemple, vous voulez souscrire à une offre TV en streaming, mais avant, vous aimeriez connaître en exhaustivité toutes les chaînes que vous allez recevoir. Pour avoir réponse à cette question, vous allez devoir envoyer une lettre de demande de renseignements au service client qui vous répondra à son tour par écrit, par Internet ou par téléphone. Vous pouvez également préciser comment vous aimeriez être recontacté.
La lettre de demande de renseignements peut contenir une ou plusieurs questions qui devront être écrites en priorité en première partie de document et de manière claire et explicite.
D’autres exemples de lettres utiles pour les particuliers : ne manquez aucune opportunité
Nous vous avons évoqué plusieurs types de lettre pour les particuliers : lettre de demande de remboursement, lettre de demande de renseignements, lettre de réclamation, et comme vous le savez, il existe beaucoup d’autres raisons justifiant la rédaction d’une lettre. Lettre administrative, lettre de compte rendu, lettre à une entreprise publique, lettre de rappel, lettre de demande de paiement à une banque ou une assurance, lettre pour exercer son droit de rétractation, lettre à un médiateur, lettre de résiliation, les thématiques et sujets pour écrire une lettre sont nombreux et parfois même imprévisibles…
Dans tous les cas, si vous rencontrez des difficultés à écrire une lettre pour particulier, vous pouvez toujours utiliser un modèle prêt à être téléchargé et personnalisé.
Quels sont les conseils pratiques pour rédiger une lettre efficace ?
La communication interpersonnelle a radicalement changé avec l’arrivée d’Internet. En effet, nous prenons de moins en moins le stylo à la main et de plus en plus de personnes ne savent plus comment écrire une lettre pour confier leurs pensées, leurs réclamations commerciales ou demandes personnelles. Il faut dire que la communication numérique instantanée à largement participé à dévaloriser la lettre manuscrite, écrite avec logiciel ou sur papier.
Pour autant, il est toujours important d’être en capacité d’écrire une lettre efficace car malgré tout elle reste un outil de communication incontournable même si, la domination des technologies s’affirme de plus en plus.
Qu’il s’agisse d’une lettre de réclamation, d’une lettre pour un litige commercial, d’une lettre de remboursement, savoir bien rédiger une lettre est un véritable plus pour être bien compris par des personnes qui ne nous sont pas familières ou proches.
Comment structurer votre lettre : respectez les codes de la communication écrite
En essayant de comprendre comment écrire une lettre pour les particuliers, vous pouvez facilement identifier les éléments de base de sa construction et de sa structure :
– L’expéditeur (l’en-tête de la lettre) doit être inscrit dans le coin supérieur droit ou gauche. Vous devez utiliser une adresse composée de votre nom et de votre prénom et vous présenter après les salutations initiales.
– Les données du destinataire de la lettre pour particulier: prénom, nom, adresse, à écrire du côté que vous n’avez pas utilisé pour les données de l’expéditeur.
L’ouverture, bien sûr, varie en fonction du destinataire. Elle va du plus familier « Salut » , au plus formel « cher Monsieur ou Madame ».
L’objet, qui doit ouvrir la lettre pour particulier doit être aussi concis et précis que possible.Par ailleurs, la même règle s’applique à un courrier électronique.
Le texte, qui constitue le corps de base de la lettre.
Les salutations – Les salutations distinguées sont la formule la plus couramment utilisée pour les lettres formelles.
La signature : vous pouvez signer avec un stylo ou utiliser une signature électronique si vous transmettre la lettre par mail.
Les erreurs à éviter dans la rédaction de votre lettre
Quelle que soit la fonction communicative de votre lettre, et quel que soit le style que vous voulez donner à votre communication, il faut éviter d’être trop général et impersonnel.
Même dans le cas de lettres envoyées à des entreprises et/ou à des personnes que vous ne connaissez pas, il est préférable de consacrer quelques minutes à la recherche et à l’identification d’au moins le nom et le prénom de la personne qui lira la lettre.
La deuxième erreur à éviter concerne la couleur de l’encre. C’est une erreur qui peut nuire à la fonction communicative de votre lettre. Qu’il s’agisse d’une lettre manuscrite ou d’un courrier électronique, le choix d’une couleur sobre pour votre texte est d’une importance fondamentale et le noir est la couleur d’encre à choisir en priorité.Enfin, relisez, relisez et relisez encore pour détecter toutes les fautes d’orthographe !
Les éléments clés à inclure dans votre lettre
Plusieurs éléments et bonnes pratiques vont garantir la qualité de votre lettre. En d’autres termes, votre lettre doit :
- Être courte
- Avoir une orthographe et une grammaire correctes
- Être rédigé avec un ton positif, c’est-à-dire avec du vocabulaire qui met en valeur vos arguments
- Toujours et uniquement écrit à la première personne
- Doit être personnalisé par rapport au profil de l’entreprise et à votre sujet, demande et thématique.
Personnalisez votre lettre : comment marquer des points avec une touche
personnelle ?
La personnalisation d’une lettre, qu’elle soit destinée à une relation particulier/entreprise ou de particulier à particulier est indispensable. L’envoi d’une lettre ne doit pas être comme une bouteille jetée à la mer. Autrement dit, vous savez à qui vous vous adressez et en ce sens, c’est un échange par écrit que vous devez adapter au lecteur et à la thématique de la correspondance. Une lettre personnalisée a davantage de chances de convaincre et d’être mieux comprise.