Exemples de lettre pour les entreprises

Les lettres à vocation professionnelle notamment en milieu entreprise, au-delà de respecter les usages de lisibilité, répondent toujours à des codes réglementaires obligatoires ou d’usages. Vous devez absolument les connaître avant de commencer à écrire votre lettre d’entreprise. Cela peut passer par l’indication d’informations officielles, de renseignements juridiques ou  de données professionnelles indispensables au bon traitement de la correspondance.

Attention, un non-respect des codes réglementaires et parfois des lois juridiques peut faire perdre toute valeur à votre lettre entreprise !

Plusieurs situations et raisons valables nécessitent l’envoi de lettres professionnelles. Lettre de droit juridique pour les entreprises, lettre DRH, lettre à des fournisseurs, lettre de réclamation, voilà autant de documents écrits qui ont leurs propres spécificités de rédaction et de structure. Encore une fois, si vous avez des problèmes ou des doutes sur la manière d’écrire une lettre pour les entreprises, certainement que le meilleur réflexe est encore de télécharger un modèle de lettre, que vous personnaliserez ensuite facilement et efficacement.

Lettre lié à la gestion du personnel

La gestion du personnel en entreprise nécessite inévitablement la rédaction de lettres au nom de votre entreprise ou très souvent au nom du département des ressources humaines. Lettre pour un contrat de travail, lettre officielle pour communiquer avec les employés, lettre de licenciement, lettre de promotion, lettre d’augmentation de salaire sont autant d’exemples liés à la gestion du personnel.

Lettre lié au juridique

Une lettre pour les entreprises liée au domaine du juridique peut être envoyée à une assurance, un avocat ou encore aux organismes permettant à une entreprise de cesser ou de créer une activité. Elle s’appuie très souvent sur le droit des entreprises et une connaissance en jurisprudence des affaires est une obligation pour rédiger ce type de lettre. 

À noter aussi que vous pouvez télécharger des modèles de lettre liée au juridique pour vous simplifier la rédaction. Ce qui par ailleurs ne vous empêche pas de la personnaliser en fonction des nécessités d’usages et de réglementations.

Lettre pour ses fournisseurs 

Également parfois appelées bons de commande, ces lettres sont utilisées pour commander des services ou acheter du matériel. Elles constituent un document juridique qui atteste de la transaction entre l’acheteur et le vendeur.

Ces lettres sont généralement écrites par une entreprise à une autre entreprise pour passer une commande ou la modifier. 

D’autres exemples

Lettre pour les entreprises : les Invitations professionnelles

Ces lettres à contexte professionnelles visent à contacter une entreprise ou une personne et de l’inviter à participer à un événement organisé par votre propre entreprise.

Comme les événements professionnels ont tendance à être très souvent formels, une lettre d’invitation a toutes les chances de l’être également. Toutefois, si vous organisez un événement décontracté avec des partenaires que vous connaissez, cela doit évidement se refléter dans votre invitation et dans le choix de vos mots.

Conseils :

– Rédigez la lettre de manière à ce qu’elle suscite l’attente de l’événement.

– Mentionnez clairement la date, l’heure et le lieu.

– Assurez un rappel amical pour rappeler l’événement

Lettre de réclamation

Cette lettre permet d’exprimer officiellement votre déception auprès d’un fournisseur par exemple. Vous pouvez faire part d’une mauvaise expérience, d’un mauvais service à la clientèle ou faire savoir à une entreprise que ses produits n’ont pas répondue à vos attentes.

La clé de ce type de lettre pour les entreprises est qu’elle ne doit pas donner l’impression que vous vous réglez vos comptes. Mais attention…elle ne doit pas non plus perdre de son importance si vous voulez être pris au sérieux…

Conseils :

– Ne soyez pas trop émotif ou trop en colère. Exposez simplement les faits.

– Soyez toujours poli et professionnel. Faites part de toute l’histoire et dites comment vous aimeriez que votre interlocuteur corrige ses erreurs.

Lettre de recommandation

Ce type de lettre pour les entreprises a pour but de recommander une personne pour un stage, un emploi, une bourse ou d’autres opportunités et avantages.

Avant d’embaucher un employé, de nombreux employeurs demandent une lettre de recommandation. Elle explique pourquoi la personne concernée par la lettre est le profil parfait à embaucher et décrit ses points forts et ses capacités.

Conseils :

– Soyez honnête, c’est-à-dire que vous devez toujours refuser d’écrire une lettre à quelqu’un que vous ne connaissez pas.

– Utilisez des exemples précis pour mettre en évidence les points forts, les compétences et les aptitudes de la personne.

– Indiquez pourquoi vous pensez que le candidat excellerait dans le poste.

Beaucoup trop de gens négligent l’importance de rédiger des lettres de recommandation pour les entreprises parce que le concept ne les intéresse pas ou tout simplement car ils ne savent pas comment rédiger une lettre de recommandation. Et dans ce cas, utilisez un modèle de lettre est vraiment très utile !

Comment organiser et structurer efficacement sa lettre ?

Voyons maintenant comment structurer une lettre pour les entreprises du début jusqu’à la fin.

Étape 1 : Informations sur l’expéditeur

Si vous souhaitez obtenir une réponse, vous devez savoir comment adresser correctement une lettre pour les entreprises, qu’elle soit de nature commerciale ou juridique.

Ici, vous devez indiquer l’adresse de l’entreprise et son numéro de téléphone ainsi que son adresse électronique ou votre mail professionnel.

NB : Vous voulez gagner du temps ? Si votre entreprise dispose d’un papier à en-tête, vous pouvez l’utiliser au lieu de taper toutes les informations.

Étape 2 : Date

Plutôt que d’abréger avec des chiffres, écrivez toujours la date en entier.

Si vous écrivez à des entreprises françaises, utilisez le format de date français et surtout pas celui anglo-saxon.  Par exemple en France : 18 mars 2023

Étape 3 : Adresse du destinataire 

Il s’agit de l’adresse à laquelle votre lettre d’entreprise sera remise.

Vous devez toujours écrire le nom du destinataire, son titre (Mme /Mr. /Madame. /) et son adresse. Veillez à être le plus précis possible afin que votre lettre parvienne à la bonne destination.

Si vous ne connaissez pas le nom de la personne, un peu de recherche ne vous fera pas de mal ! Surtout qu’avec Google c’est super facile.

Étape 4 : La salutation

La salutation n’est pas une simple formule de politesse, c’est un indicateur de respect. Vous pouvez choisir la salutation en fonction de votre connaissance de la personne ou de l’entreprise et du contexte de votre lettre.

Si vous connaissez la personne à qui vous envoyez la lettre et que vous vous adressez généralement à elle par son prénom, vous pouvez utiliser son prénom dans la salutation. (Par exemple, « Cher Brice »)

Étape 5 : Le corps de la lettre d’entreprise

Il s’agit de la partie la plus importante de votre lettre. Le corps de la lettre pour entreprise doit contenir quelques paragraphes concis (trois en général), chacun ayant un objectif clair.

Si vous voulez que votre lecteur ait la meilleure impression possible, votre message doit être (comme on dit),  aussi clair que de l’eau de roche.

Dans le premier paragraphe, présentez-vous et précisez l’objet de votre lettre pour entreprise. Vous pouvez également y mentionner vos relations mutuelles, au cas où le destinataire ne vous connaîtrait pas.

Vous ne savez pas de quelle manière démarrer votre lettre pour les entreprises ? Tout simplement, vous pouvez écrire « Je vous écris au sujet de… » en guise d’introduction.

Dans le paragraphe suivant, entrez dans les détails de votre sujet principal.

Enfin, dans le dernier paragraphe de votre lettre pour les entreprises, résumez brièvement vos arguments, réaffirmez l’objectif de la lettre et indiquez la marche à suivre que vous envisagez ou qui s’impose.

Étape 6 : Clôture

Vous mentionnez ici que le destinataire peut vous contacter, vous ou votre équipe, s’il a des préoccupations ou des questions. Vous pouvez également le remercier d’avoir lu la lettre.

Veillez à ce que la conclusion ne dépasse pas deux phrases !

Les erreurs à éviter lors de la rédaction de lettres professionnelles 

Les principales erreurs à éviter quand on rédige une lettre professionnelle, une lettre au nom de son entreprise pourrait se résumer ainsi : 

• erreurs de grammaire, de vocabulaire et d’orthographe, choix des mots approximatifs
• non-respect de la réglementation et des lois juridiques pour les entreprises
• mauvais destinataire
• structure non conforme aux codes et usages

Les éléments clés à inclure dans une lettre professionnelle

Soyez bref, simple et direct

Le choix des mots peut faire (ou défaire) l’efficacité de votre lettre d’affaires. Évitez les phrases trop fleuries et le jargon volontairement trop technique, sauf si vous êtes sûr que le destinataire comprendra ce dont vous parlez. L’enjeu est d’aller à l’essentiel.

Un ton juste, formel et professionnel

Dans votre lettre pour les entreprises, vous devez toujours garder un ton conversationnel, tout en restant professionnel. Vous ne voulez pas passer pour un arrogant ou un vantard, n’est-ce pas ?

De même, vous pouvez garder un langage décontracté pour les courriels et les messages, alors que vos lettres pour les entreprises imprimées doivent être un peu plus professionnelles.

Corrigez, corrigez et encore corrigez !

Comme vous l’avez peut-être déjà compris, une lettre pour les entreprises ne doit pas être bâclée. Vérifiez trois fois qu’il n’y a pas de fautes d’orthographe ou de grammaire.

N’oubliez pas non plus de vérifier l’orthographe du nom de votre destinataire. Si vous faites une faute d’orthographe, votre lettre risque davantage de finir à la poubelle.

Soyez proche de vos interlocuteurs en personnalisant la lettre

D’accord, vous pouvez toujours vous aider d’un modèle à télécharger pour rédiger une lettre pour les entreprises, mais cela n’exclut jamais que ce type de document doit être personnalisé au cas par cas, en fonction du destinataire et de l’objet de la correspondance. Dans le cas contraire, elle risquerait fort de perdre sa valeur et tout simplement de ne pas être lue…